Rio Grande do Sul adere a projeto para modernização da gestão de documentos
Projeto para modernizar gestão de documentos está em fase final na Secretaria da Saúde
Fruto de um acordo firmado em 2019 pelo governo estadual com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (Pnud), o projeto que visa desburocratizar a organização, destinação e armazenamento dos documentos físicos e digitais produzidos pelo Poder Executivo conclui em novembro a etapa com a participação da Secretaria Estadual da Saúde (SES).
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Coordenado pelo Arquivo Público do Estado do RS (Apers), departamento vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), o trabalho conta com o auxílio da Arquivotech, empresa consultora contratada, e, na atual fase, realiza o mapeamento das atividades que produzem documentação nos órgãos e secretarias do Poder Executivo.
Os levantamentos ainda contam com o apoio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/SES), instituída em 2021.
O projeto “Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS” tem entre seus objetivos reestruturar e ampliar o Plano de Classificação (PCD) e uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigentes.
A função de ambos é auxiliar na classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados e também na definição dos prazos de guarda e destinação dos materiais passíveis de eliminação ou preservação a partir do seu valor histórico.
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O levantamento na SES ocorre de forma concomitante ao trabalho realizado na Secretaria de Meio Ambiente e Infraestrutura (Sema).
No cronograma do Apers, janeiro de 2022 é o prazo final para a fase de levantamento na Sema.
O cronograma, com planejamento de conclusão em junho de 2022, contemplará todas as funções de Estado e de todas as pastas da estrutura administrativa do Poder Executivo.
“Instrumentalizar os procedimentos de gestão documental de acordo com a realidade das secretarias, qualificando a organização, recuperação e destinação dos documentos é uma ideia valorosa. Na etapa em andamento na SES, procurou-se adotar uma metodologia participativa, envolvendo os agentes relacionados com a produção, recebimento, armazenamento e uso dos documentos”, destaca Carlos Henrique Nery, arquivista e presidente da CPAD.
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Para atualizar e reestruturar o PCD e a TTD, instrumentos essenciais para a organização das informações da administração, o Arquivo Público foi contemplado com um financiamento dentro do acordo firmado pelo governo estadual com o PNUD (Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento) em novembro de 2019.
A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa que é responsável por auxiliar o APERS no processo, além da definição do Plano e Cronograma de atividades.
Passada a fase inicial do projeto, o trabalho chegou ao momento de compreender como funcionam hoje nos órgãos e secretarias do governo estadual as atividades que produzem documentação, suas normas e regimentos, além dos levantamentos documentais nos departamentos e divisões dos órgãos e entidades do Poder Executivo do RS.
A aplicação desses instrumentos permite uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos como:
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– Otimização de recursos: Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.
– Preservação permanente: A garantia de preservação dos documentos avaliados como históricos para a formação da memória institucional do Governo do Estado.
– Impulso ao conhecimento: A padronização das classificações e a normatização dos processos são fundamentais para auxiliar a recuperação rápida dos documentos, da pesquisa científica e a escrita da história.
– Atendimento à LAI e a LGPD: As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.
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O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais.
Para saber mais sobre o Apers, visite o site www.apers.rs.gov.br.
Para saber mais sobre o projeto ou participar dos levantamentos, entre em contato com o Arquivo Público pelo e-mail [email protected] ou no telefone (51) 3288-1351.
